Datensouveräne Projektmanagement-Software

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Anja Kammer: Hallo und herzlich willkommen zum INNOQ Podcast. Dieses Mal geht es wieder um den DI.DAY, den sogenannten Digital Independence Day. Dabei handelt es sich um eine Initiative, die immer am ersten Sonntag des Monats Rezepte vorstellt, wie man seine digitale Souveränität verbessern kann. Wir von INNOQ machen natürlich auch mit und möchten unseren Beitrag dazu leisten. Heute sprechen wir über datensouveräne Projektmanagement-Software. Mein Kollege Holger Kraus hat sich mit diesem Thema näher beschäftigt. Hallo Holger.

Holger Kraus: Hallo Anja.

Anja Kammer: Magst du dich einmal vorstellen?

Holger Kraus: Sehr gerne. Ich bin Holger Kraus, Senior Consultant bei INNOQ. Ich bin schon relativ lange bei INNOQ, seit 2010. Am Anfang habe ich viele Java-Enterprise-Projekte gemacht und bin in den letzten Jahren immer mehr in die Architekturrolle gegangen. Ich habe auch in den letzten zwei Jahren eine interne Organisationseinheit geleitet, in der wir unsere internen Projekte gemacht haben, und bin dabei ein bisschen für das Thema Projektmanagement sensibilisiert worden. Darüber reden wir, glaube ich, heute, nicht wahr?

Anja Kammer: Genau. Es geht im Grunde um datensouveräne Projektmanagement-Software. Ich habe gehört, dass du versucht hast, monatelang Jira loszuwerden. Hat das denn geklappt?

Holger Kraus: Ich habe eigentlich gar nicht versucht, es loszuwerden. Ich habe eher versucht, etwas zu finden, was den Schmerz ein bisschen verkleinert, dass es in Deutschland mittlerweile tatsächlich schwierig ist, eine Jira-Option zu haben, die den deutschen Datenschutzanforderungen genügt.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Bisher hatte man noch die Möglichkeit, Jira Data Center zu verwenden, also alles selbst auf eigener Hardware zu hosten. Ich habe jetzt nicht alle Daten im Kopf, aber wenn ich mich richtig erinnere, gibt es diese Möglichkeit nur noch bis 2029. Danach gibt es nur noch die Möglichkeit, Jira Cloud zu verwenden. Dann hat man gar keine Kontrolle mehr über die Daten, weil das dann alles auf den Jira-Servern liegt. Da es in den USA zum Beispiel Gesetze gibt, die amerikanische Cloud-Anbieter verpflichten, den Sicherheitsbehörden jederzeit Zugriff auf ihre Daten zu geben, ich bin da jetzt kein Datenschutzexperte und nicht super detailliert im Thema, aber das ist mein Verständnis davon, ist es für deutsche Unternehmen schon ein Thema, das nicht ganz egal ist. In Projektmanagement-Software werden ja auch durchaus sensible Daten verwaltet, weil man darüber Aufschluss bekommt, woran diese Firmen arbeiten, welche Strategie sie verfolgen, was die nächsten Themen sind und so weiter. In Projektmanagement-Software liegen also nicht nur Dinge, bei denen man sagt, „ist uns egal, wenn da jemand Fremdes reinschaut", sondern es ist schon etwas, wo man viel über eine Firma erfahren kann.

Anja Kammer: Ja, das hätte ich jetzt tatsächlich nicht gedacht. Das Einzige, was mir so einfällt, ist, wenn ich jetzt ein Bug-Ticket zum Beispiel öffne und dort Logs als Anhang hinzufüge. Das sind Dinge, die bestimmt sicherheitskritisch sein können oder kritische Daten beinhalten können, aber ansonsten fällt mir eigentlich nichts Kritisches ein. Hast du da mal ein Beispiel?

Holger Kraus: Naja, ich habe Beispiele im Kopf, aber die würde ich jetzt im Podcast nicht konkret benennen. Aber wenn Kunden zum Beispiel neue Produktversionen planen und Konkurrenten nicht wissen, was sie als Nächstes planen.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Es ist halt immer schöner, wenn man mit etwas auf den Markt gehen kann, wo nicht eine Woche später der Konkurrent um die Ecke kommt und dasselbe Feature auch hat.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Also, das wäre für mich so ein Beispiel.

Anja Kammer: Ja. Welche grundlegenden Features haben denn so Projektmanagement-Software-Pakete? Ich kann mir vorstellen, das ist so etwas wie Sprint Planning, Kanban-Boards, Projektmanagement im Allgemeinen, aber zählt da auch so etwas wie ein Wiki dazu?

Holger Kraus: Also, das gehört für mich dazu. Ich habe tatsächlich, deshalb würde ich das Thema jetzt gerne aufmachen, als ich angefangen habe, mich mit dem Thema zu beschäftigen, bin ich sehr stark erstmal von meiner eigenen Erfahrung mit Projektmanagement-Software ausgegangen, und das ist halt in den meisten Projekten tatsächlich Jira gewesen. Da fällt einem als Erstes ein: Es muss irgendwie ein Board geben, wo man im Daily reinschauen kann, um zu sehen, wie gerade der aktuelle Stand der Dinge ist.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Es muss so etwas wie einen Planning-Modus geben, wo man sich ein Backlog anschauen kann und entscheiden kann, was wir im nächsten Sprint machen.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Das sind alles Dinge, die mir quasi sofort eingefallen sind. Aber dann habe ich mich irgendwann daran erinnert, was ich in Kundenkontexten auch mitbekommen habe: dass dann halt auch durchaus öfter mal größere Initiativen geplant werden, wo zum Beispiel größere Produkt-Releases geplant werden, an denen mehrere Teams beteiligt sind. Die haben dann auch durchaus einen größeren zeitlichen Horizont als ein normaler Sprint, zum Beispiel, dass man sagt, wir planen jetzt die nächsten drei Monate und was wir in den nächsten drei Monaten in unterschiedlichen Teams zusammen erreichen wollen. Und dann ist mir aufgefallen: Diese Perspektive habe ich zwar immer so ein bisschen mitbekommen, aber habe ich mir tatsächlich so aus Projektmanagersicht noch nie so genau angeguckt, nämlich, wie schaffe ich es denn, Aufgaben auf einer höheren Hierarchieebene zu planen und dann in Teams zu verteilen? Und ich möchte ja im Grunde auch, dass die agil arbeiten können, aber gleichzeitig möchte ich den Überblick behalten können, also ich möchte irgendwie so einen Projektstatusbericht haben. Diese Ebene ist mir dann aufgefallen, und deshalb habe ich dann auch gesehen, das muss ich in meinem Artikel sehr klar herausarbeiten, dass es diese unterschiedlichen Perspektiven gibt. Ich habe auch so ein paar Kollegen interviewt, die schon mal als Enterprise-Architekt gearbeitet haben, um mehr rauszufinden, was die interessiert. Das war eigentlich schon so eine klassische Stakeholder-Analyse, wie man sie auch bei einem Softwareprojekt macht, nicht wahr?

Anja Kammer: Ja.

Holger Kraus: Sich wirklich anschauen: Wer benutzt denn so eine Software und was wollen die von ihr?

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Dadurch wurde das Thema dann tatsächlich für mich persönlich auch viel interessanter, weil ich dabei dann auch wirklich viel über Projektmanagement gelernt habe. Jetzt habe ich die ganze Zeit am Stück geredet.

Anja Kammer: Alles gut, genau das wollen wir wissen. Also, du hast einen Artikel dazu geschrieben. Hast du auch mehrere Produkte miteinander verglichen?

Holger Kraus: Also tatsächlich: Ich habe mir am Anfang erstmal einen Überblick verschafft, was es auf dem Markt gibt. Da mir das Thema Datensouveränität sehr wichtig war, habe ich tatsächlich erstmal nach Open-Source-Projekten gesucht und nicht nach kommerziellen Alternativanbietern. Meine Annahme war: Wenn ich mich in die Hände des nächsten kommerziellen Anbieters begebe, kann es mir immer noch passieren, dass der irgendwie verkauft wird und in fünf Jahren einem amerikanischen Unternehmen gehört – und dann habe ich dieselben Probleme wieder, denen ich eigentlich entrinnen wollte.

Anja Kammer: Ja.

Holger Kraus: Deshalb habe ich tatsächlich erstmal geguckt, was gibt es denn an interessanten Open-Source-Alternativen, und da habe ich ein paar gefunden. Einige waren dann eher für den Fall geeignet, dass mir einfach ein agiles Board und ein Backlog reichen. Ich weiß nicht, ob wir jetzt in die Alternativen einsteigen wollen.

Anja Kammer: Du kannst gerne ein paar Beispiele nennen.

Holger Kraus: Ich glaube, ich muss erstmal hier runterscrollen, weil ich die alle auch nicht mehr im Kopf habe, der Artikel ist schon einen Monat her. Mir fallen zwei Namen ein: Eins war Plane, das andere war Taiga. Das waren alles relativ junge Open-Source-Projekte, wenn ich mich richtig erinnere. Und die fand ich für dieses Szenario „ich stelle meinem Team ein Board und einen Weg zur Ticket-Erfassung zur Verfügung" beide sehr brauchbar.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Aber ich bin dann halt auch relativ schnell auf OpenProject gestoßen und habe gesehen, dass das von ganz vielen großen Kunden, wie zum Beispiel der Bahn oder Siemens, verwendet wird.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Und OpenProject war auch wirklich schon in einem sehr ausgereiften Zustand. Das Projekt gibt es irgendwie seit 2012. Und gerade dadurch, dass so viele große Unternehmen Kunden sind, war meine Annahme: Okay, das ist wahrscheinlich wirklich ein Produkt, das es auch ein bisschen länger geben wird, das ist jetzt nicht ein Open-Source-Projekt, das drei Jahre existiert und wo vielleicht in einem Jahr die Entwicklungsaktivitäten immer weniger werden.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Genau, und dann habe ich für mich erstmal beschlossen, ich kann auch gar nicht leisten, dass ich hier Produkte in Gänze teste und Urteile abgebe. Das ist vielleicht gleich ein Thema, was wir ein bisschen näher besprechen können: Wie bin ich vorgegangen?

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Genau, also: Ich habe festgestellt, OpenProject sieht super attraktiv aus.

Anja Kammer: Also die Oberfläche sieht attraktiv aus, die ist gut, die ist hübsch.

Holger Kraus: Also, das würde ich jetzt nicht als das schlagendste Argument nennen da würde ich eher sagen: sieht sehr Enterprise-mäßig aus.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Also, Leute, die sehr viel Wert auf schickes Design und modernen Look legen, haben wahrscheinlich was zu meckern.

Anja Kammer: Mhm, okay.

Holger Kraus: Also mich hat tatsächlich erstmal auch die Doku angesprochen, weil die Doku im Grunde schon sehr gut erklärt hat, was es zum Beispiel für unterschiedliche Arten von Projektmanagement gibt und dass die alle von OpenProject adressiert werden. Im Grunde haben die mir dann schon einen Bewertungsrahmen nahegelegt, dem ich dann auch gefolgt bin. So, und ich hatte dann, als ich angefangen habe, den Artikel zu schreiben, quasi das Problem, dass ich mich schon mit Projektmanagement in dem Sinne beschäftigt habe, dass ich halt INNOQ-interne Projekte gemanagt habe die aber alle jetzt nicht so riesig groß waren, also Teamgrößen von höchstens zehn Leuten.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Also keine riesigen Enterprise-Projekte, und ich habe mich jetzt auch nicht unbedingt theoretisch viel mit Projektmanagement beschäftigt. Sodass ich jetzt nicht jemand bin, der sagen würde, ich habe hier den super Durchblick als Projektmanager und gucke mir so ein Tool an und gebe danach ein treffsicheres Urteil ab, dem Leute dann folgen sollen. Also mir war von Anfang an wichtig, dass ich relativ transparent zeige, was ich weiß und was ich nicht weiß.

Anja Kammer: Aha.

Holger Kraus: Deshalb habe ich mir Szenarien überlegt, die ich einfach ganz konkret vorführen möchte. Das hat mich in die Lage versetzt, dass ich beschreiben kann, was ich tue, was mir auffällt und ermöglicht Leuten dann, ihre eigenen Sichtweisen zu entwickeln: Ist das Szenario, das er beschreibt, meins oder brauche ich eigentlich was ganz anderes?

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Auch Leute, die sich mit OpenProject beschäftigen: Das ist ein Projekt, das wirklich groß und ausgereift ist. Ich würde mir gar nicht anmaßen zu wissen, wie jedes Feature bis ins Detail funktioniert. Es bestand auch immer die Gefahr, dass ich vielleicht Dinge falsch löse, die man viel eleganter lösen könnte.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Deshalb habe ich gezeigt, wie ich es löse, weil dann auch Leute sagen können: „Ja, das geht doch eigentlich viel besser, der hat ja keine Ahnung." Damit kann ich leben, aber auf jeden Fall habe ich nichts Falsches erzählt, sondern zeige Leuten, wie ich Dinge damit getan habe und ob das für sie brauchbar ist und ob das Probleme für sie löst. Ich habe dann im Grunde gezeigt, auf welcher Basis meine Bewertungen zustande gekommen sind. Das fand ich einen ganz guten Weg, um der Falle zu entkommen, dass ich ein Urteil abgebe, ohne dass Leute verstehen, wie ich zu diesem Urteil komme.

Anja Kammer: Mhm. Das kann ja auch nur eine Anfangsbewertung sein, um zu sagen: „Okay, es sieht gut aus, lass uns das mal ausprobieren." Nur in der Praxis und mit echten Daten und mit echten Menschen kann dann herausgefunden werden, ob das Tool in die Organisation passt oder nicht. Ich glaube nicht, dass irgendjemand, auch wenn sich jemand super toll mit Projektmanagement auseinandersetzt und super viel Ahnung hat, explizit sagen kann, nur dieses Tool würde für uns 100 % passen. Ich glaube, das hat viel damit zu tun, wer dieses Tool benutzt. Im Grunde müsste man es einführen und dann testen, ob es klappt oder nicht klappt, oder?

Holger Kraus: Genau, das ist im Grunde auch mein Fazit gewesen. Mein Schluss war: Es ist ein super interessantes Projekt und es lohnt sich auf jeden Fall, es genauer anzuschauen.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Und wirklich dann: Ich habe mir jetzt Szenarien ausgedacht, aber man sollte auf jeden Fall seine konkreten Szenarien anschauen, sie im Produkt darstellen und dann schauen, wie weit man damit kommt. Das würde jetzt schon ein bisschen vorgreifen, aber was mich, ich befürchte, dass wir ein bisschen zu viel springen, wenn ich jetzt ständig von einem Thema aufs nächste springe. Du musst schauen, dass ich dir hier nicht völlig entgleite.

Anja Kammer: Alles gut, es ist noch interessant.

Holger Kraus: Nee, gut. Eine Sache, die mich am Anfang ein bisschen enttäuscht hat, war: Als ich OpenProject das erste Mal installiert habe, war ich erstmal sehr angetan von dem, was es alles mitbringt. Dann habe ich angefangen, meinen typischen Entwickleralltag abzubilden, und mir ist aufgefallen, dass es sehr unterschiedliche Arten von Boards gab. Es gab nämlich die Standard-Boards und die sogenannten Action-Boards. Action-Boards sind in der OpenProject-Systematik das, was wir als Jira-gewohnte Leute als gegeben hinnehmen: dass wenn man ein Ticket von „To-Do" in „In Progress" schiebt, sich das Statusfeld ändert.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Oder dass, wenn wir ein Ticket in den Sprint schieben, es dann auf dem Board erscheint. Das sind alles Features der Action-Boards in OpenProject, und Action-Boards gehörten zum Beispiel nicht zur Community Edition. Man hatte im Grunde die Möglichkeit, OpenProject auch ohne Lizenz zu verwenden.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Und dann sind ein paar Features, die man eigentlich gerne hätte, nicht an Bord.

Anja Kammer: Natürlich.

Holger Kraus: Dazu gehörten dann diese Action-Boards, und da landete ich bei den manuellen Boards und da war ich dann plötzlich sehr enttäuscht, weil

Anja Kammer: Ja, natürlich.

Holger Kraus: da muss man nämlich jedes einzelne Ticket noch mal dem Board zuweisen. Und Statusfelder änderten sich auch nicht automatisch. Ich spreche jetzt aus der Erinnerung, es besteht immer die Gefahr, dass ich eventuell auch etwas falsch erinnere. Aber worauf es mir eigentlich ankommt: Das war nämlich dann das Fazit meines Artikels, besser gesagt Feedback zu meinem Artikel, dass nämlich in der – ich glaube, das war dann Version 17.5 – Action-Boards mittlerweile zur Community Edition gehören, dass nämlich dieser Schmerzpunkt, den ich da hatte, mittlerweile wegfällt. Und da schließen wir jetzt den Bogen zu deiner vorherigen Frage. Das heißt, ich kann tatsächlich OpenProject auch jetzt mit einem vernünftigen Feature-Set relativ lange testen, ohne erstmal eine Lizenz kaufen zu müssen.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Was ich schon sehr cool finde.

Anja Kammer: Und wie sehen die Lizenzkosten so aus? Sind die vergleichbar mit Jira oder sind die günstiger? Was hast du da rausgefunden?

Holger Kraus: Also, sie waren jetzt nicht auf den ersten Blick sehr viel günstiger, sie waren so in einer ähnlichen Größenordnung, würde ich sagen.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Ich will auch gar nicht zu sehr ins Detail gehen, das kann man sich sehr gut auf der Webseite anschauen. Aber was ich fand, war, dass es sehr viel transparenter ist.

Anja Kammer: Ah.

Holger Kraus: Viele Features, die ich bei OpenProject zum Beispiel wertvoll fand, sind in Jira nicht in der Standardinstallation enthalten. Da geht’s dann um diese projektübergreifende Sicht mit Gantt-Diagrammen und so.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Und für so etwas gibt es dann im Jira-Universum sogenannte Marketplace-Apps oder Erweiterungen. Die muss man dann auch kaufen, da sind dann auch wieder Kosten mit verbunden. Dadurch ist es einfach auch weniger transparent. Und ich hatte das schon in irgendwelchen Kontexten, dass ich gerne irgendeine Erweiterung gehabt hätte, aber diese Erweiterungen haben dann Datenzugriff. Da muss man dann auch wieder klären, wo diese Daten landen und das ist gar nicht so einfach. Deshalb hat mich da eher überzeugt, dass man bei OpenProject relativ genau sagen kann, was man fürs Geld bekommt. Beziehungsweise: Ich weiß, wenn ich diese Features gerne hätte, dann kommen noch diese Zusatzkosten auf mich zu. Man könnte jetzt sagen, Jira ist an der Stelle vielleicht ein bisschen flexibler, weil Drittanbieter Sachen anbieten können aber auch da fehlt mir tatsächlich der Durchblick, weil ich Jira aus dieser Sicht kaum kenne und eher so diese Entwicklersicht hatte.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Das waren so meine Punkte an der Stelle.

Anja Kammer: Ich frage mich, ob Organisationen wirklich so viel Leidensdruck haben, ihre Daten aus der Cloud herauszuholen und sich wirklich Alternativen zu suchen, wie beispielsweise OpenProject. Oftmals habe ich das Gefühl: Sie wissen zwar, dass es datenschutzrechtlich problematisch ist und dass sie es tun sollten und dass sie auch eigentlich perspektivisch sehr gerne Datensouveränität ernst nehmen wollen, aber am Ende kommen sie nicht ins Doing. Kommt es daher, dass sie Angst vor der Transformation haben oder dass sie das Risiko des tatsächlichen Datenverlustes zu gering einschätzen? Was glaubst du, woran könnte das liegen?

Holger Kraus: Ich kann auch nur Vermutungen anstellen, aber ich würde vermuten, dass Firmen natürlich erstmal und das sehen wir ja bei uns genauso am Ende des Tages Projekte haben, die sich damit beschäftigen, irgendwie einen Wert herzustellen, mit dem man als Unternehmen Geld verdienen kann. Gerade Projekte, die sich auf die Verbesserung der internen Infrastruktur fokussieren, haben halt erstmal nur einen sehr mittelbaren Wert. Sie können trotzdem sehr aufwendig sein, deshalb glaube ich schon, dass das kein kleiner Schritt ist, so eine Initiative zu starten.

Anja Kammer: Ja, genau.

Holger Kraus: Und ich glaube: Wenn ich jetzt nur die Idee habe, ich will von Jira weg, dann habe ich die Frage noch nicht beantwortet, wohin ich will. Ich glaube, viele Dinge scheitern daran, dass man den alternativen Weg noch nicht konkret genug beschrieben hat. Das war so ein bisschen auch mein Ziel mit diesem Artikel: Da zumindest mal eine Option vorzustellen, wo Leute sich damit beschäftigen können und es sich anschauen können und dann vielleicht in ihrem Unternehmen sagen können: „Habe ich mir angeguckt, gefällt mir total gut, sollten wir vielleicht mal machen."

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Das ist so ein Outcome, den ich jetzt bei INNOQ erlebt habe. Wir beschäftigen uns tatsächlich gerade damit, ob wir das einführen wollen.

Anja Kammer: OpenProject einführen wollen?

Holger Kraus: Ja, da sind gerade unsere Admins damit beschäftigt.

Anja Kammer: Wir bekommen dann also eine Instanz und dürfen damit rumspielen und dann werden wir herausfinden, ob es für unsere Zwecke funktioniert.

Holger Kraus: Ich weiß es so konkret nicht. Im Grunde geht’s an der Stelle gar nicht darum, etwas abzusetzen, was für uns für das Management von IT-Projekten verwendet wird, sondern eher das Tool abzulösen, was eher für die Organisation unserer Backoffice-Prozesse gedacht ist.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Aber da ist genau dieser Effekt entstanden: Es hat Neugier geweckt und Leute fangen an, sich damit zu beschäftigen.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Was mir noch wichtig ist zu sagen: Ich will gar nicht Leuten sagen, geht jetzt alle weg von Jira. Ich habe überhaupt nichts gegen Jira. Ich habe es immer sehr lange, sehr gerne benutzt und finde aber trotzdem: Wenn man so ein Open-Source-Projekt hat, das sogar aus Deutschland kommt und tolle Arbeit macht, dann kann man das als deutsches Unternehmen auch mal ein bisschen bekannter machen.

Anja Kammer: Ja, genau, finde ich auch. Wenn es wirklich so viele Features hat, die Jira auch hat, und eine gute Alternative darstellt, warum sollte man das nicht machen? Du hast gerade erwähnt, dass wir INNOQ-intern auch OpenProject aufsetzen und eher für die Backoffice-Tätigkeiten verwenden wollen. Jetzt werden sich bestimmt einige Zuhörerinnen die Frage stellen: Ist es denn dasselbe? Hatten wir nicht gerade über Softwareentwicklungs-Projektmanagement gesprochen? Unterscheidet sich das von der Arbeitsorganisation für Backoffice-Prozesse – oder gar nicht so sehr? Kann man eigentlich dieselbe Software auch für diesen Fall nutzen?

Holger Kraus: Das ist genau die interessante Frage, die wir gerade intern klären.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Weil wir haben halt irgendwann intern Jira durch eine Software abgelöst, die eher für diese Backoffice-Prozesse optimiert ist, und da war meine Erfahrung: Damit lassen sich IT-Projekte nicht vernünftig abbilden. Und dadurch ist mein Interesse entstanden zu schauen, was kann man denn nehmen, wenn man Jira nicht hat?

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Deshalb war auch diese Eingangsfrage, die du gestellt hast, meine Motivation nicht “ich will Jira loswerden”, sondern: Ich will eine adäquate Alternative haben.

Anja Kammer: Ja.

Holger Kraus: Und durch dieses Datensouveränitätsthema ist das Thema einfach auch für eine breitere Basis an Unternehmen noch interessanter geworden, glaube ich.

Anja Kammer: Ein anderes Thema neben Datensouveränität ist ja generell die Souveränität aus Kostengründen. Ich habe mitbekommen, dass immer mehr Software-as-a-Service-Anbieter die Preise sehr stark erhöhen. Zumindest in meiner Bubble habe ich das Gefühl, dass das bei sehr vielen SaaS-Produkten gerade passiert. Man könnte sich ja auch durch die Verwendung von Self-Hosted-Lösungen vor Preisanstiegen schützen. Du hattest ja gerade von dem Lizenzmodell gesprochen. Es gibt ja eine Community Edition von OpenProject und da wäre ich ja vor Preiserhöhungen geschützt, auch vor Lizenzpreiserhöhungen.

Holger Kraus: Die Frage wäre: Warum erhöhen SaaS-Produkte ihre Preise? Wir erleben ja gerade, dass Rechenkapazität quasi unbezahlbar wird, weil die ganzen KI-Rechenzentren gebaut werden. Wenn die Ursache einer solchen Preiserhöhung ist, dass die Betriebskosten immer höher werden, weil Clouds immer teurer werden dann würdest du dem natürlich durch eine selbstgehostete Lösung, die in irgendeinem Rechenzentrum läuft, nicht unbedingt entgehen.

Anja Kammer: Ja, das stimmt.

Holger Kraus: Ich weiß jetzt halt auch nicht.

Anja Kammer: Aber das habe ich vorher noch nicht gehört, dass das der Grund für die Preiserhöhungen ist.

Holger Kraus: Ja, das weiß ich eben nicht, das ist jetzt nur geraten.

Anja Kammer: Mhm. Ja, spannend. Gibt es noch etwas, worüber du sprechen möchtest, was wir noch gar nicht angesprochen haben?

Holger Kraus: Ich glaube, was noch interessant wäre, wäre, wenn wir auf dieses Thema hybrides Projektmanagement noch ein bisschen tiefer eingehen würden.

Anja Kammer: Was ist denn hybrides Projektmanagement?

Holger Kraus: Hybrides Projektmanagement habe ich tatsächlich erst durch die Beschäftigung mit OpenProject kennengelernt. Es teilt im Grunde sehr schön unterschiedliche Ebenen voneinander, nämlich die strategische Projektplanungsebene und die operative Ebene. Als Entwickler war ich primär in der operativen Ebene unterwegs. Diese zeichnet sich dadurch aus, dass man gerne agil arbeitet. Aber strategisch bin ich natürlich daran interessiert, dass ich ein bisschen kontrollieren kann, wo wir gerade stehen. Als Entwickler habe ich Deadlines immer gehasst, weil sie mich wahnsinnig unter Druck gesetzt haben. Aber man muss anerkennen, dass es eine Berechtigung dafür gibt. Es gibt ja auch Fälle, wo man zu einem bestimmten Stichtag einer gesetzlichen Anforderung gerecht werden muss, dann ist klar, dass es diese Deadline gibt und dass die auch sehr sinnvoll ist. Es gibt tausende Gründe, warum Deadlines sinnvoll sein können, und wenn es nur ist, dass man einen Grund hat, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden, dass man sagt, bis zu diesem Tag können wir nur dieses Set an Features umsetzen, und dann muss man irgendwann entscheiden, was gehört zum Kern und was ist Luxus. Ich finde, es hilft stark zum Fokussieren, und deshalb sehe ich Deadlines heute nicht mehr so, ich wehre mich da nicht mehr so dagegen wie früher als Entwickler. Hybrides Projektmanagement wird, finde ich, diesen beiden Sichtweisen auf Projekte gerecht, indem ich zum Beispiel auf der strategischen Ebene planen kann, was in das gehört, was wir bis zu einem bestimmten Stichtag liefern wollen. Das ist die strategische Ebene, da gehe ich relativ wasserfallartig vor. Da definiere ich zum Beispiel auch Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen. Und dann kann ich im nächsten Schritt hingehen und diese Arbeitspakete konkreten Teams zuordnen. Und die sehen das dann in ihrem Backlog und kriegen auch transparent mit, bis zu welchem Datum das fertig sein muss.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Die können aber trotzdem immer noch auf ihrer Teamebene agil planen, in welchem Sprint sie das zum Beispiel dann bearbeiten möchten. Und das ist ein Beispiel, wo ich OpenProject sehr gelungen fand, weil genau diese Szenarien damit gut umsetzbar sind. Was ich schön fand, war die Tatsache, dass man auf der strategischen Ebene klassische Gantt-Diagramme anschauen konnte und Abhängigkeiten von Paketen. Und wenn diese Daten gesetzt sind, kann man auch sehen, wann sie bearbeitet werden. Um diese Sicht zu haben, muss eigentlich keiner noch extra etwas tun, sondern die Teams arbeiten auf ihrer operativen Ebene agil. Diese strategische Ebene kann sehen, ob gerade etwas gefährdet ist, ob da vielleicht noch mal geklärt werden muss, ob eine Verzögerung vorliegt, die diese Deadline gefährdet. Also, ob man auf irgendetwas reagieren muss, kann man da vielleicht sichtbar machen. Und das fand ich zum Beispiel sehr attraktiv.

Anja Kammer: Mhm.

Holger Kraus: Weil ich finde, es wird den unterschiedlichen Sichten, die man auf ein Projekt haben kann, ganz gut gerecht.

Anja Kammer: Den verschiedenen Stakeholdern gerecht, ne? Verschiedene Anforderungen an diese Software. Ja. Okay. Gut, dann.

Holger Kraus: Genau, genau. Oder was ich noch erwähnen könnte, das fand ich auch interessant, weil es mir erst dann auffiel, als ich es gesehen habe: Was mir bezüglich agiler Projekte dann sehr gut gefiel, war eigentlich eine absolute Kleinigkeit, nämlich dass Backlog und Sprint im Screen nebeneinander angeordnet sind. Das kennst du sicher aus Jira auch: Man hat ein ewig langes Backlog, ist irgendwo ganz unten bei irgendwelchen Tickets und will die hoch in den Sprint schieben und muss dann eine ewig lange Liste hochziehen.

Anja Kammer: Ja.

Holger Kraus: Das fand ich eine Kleinigkeit, die ich aber eigentlich einfach sehr gut gelungen fand.

Anja Kammer: Mhm. Gut. Also es ist gut nutzbar, sagst du, einfach zu verwenden, gut nutzbar, auch wenn die UI vielleicht nicht super schick aussieht, aber es hat trotzdem die Kleinigkeiten, die man sich wünscht.

Holger Kraus: Das würde ich auch nicht verallgemeinern. Das war die Kleinigkeit, die ich sehr gelungen fand. Und ich habe ja auch ein paar Reaktionen zu dem Artikel bekommen, die ich sehr schön fand, primär über LinkedIn, wo auch durchaus Leute berichtet haben, dass sie das schon jahrelang im Einsatz haben und super happy damit sind. Das fand ich sehr schön.

Anja Kammer: Ja, das klingt gut.

Holger Kraus: Genau.

Anja Kammer: Gut, na dann bin ich gespannt darauf, wenn ich das mal zu Gesicht bekomme und sehe, wie wir damit arbeiten können. Dann bedanke ich mich ganz herzlich bei dir, Holger. Vielen Dank für das Gespräch.

Holger Kraus: Sehr gerne, Anja, danke schön.

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Wann wird die Abhängigkeit von kommerziellen Projektmanagement-Tools zur strategischen Schwachstelle und wie weit trägt Open Source als Antwort?

Datensouveränität im Projektalltag: Warum Jira zum Risiko werden kann

Anja Kammer bespricht mit Holger Kraus, Senior Consultant bei INNOQ, die wachsende Spannung zwischen der Praktikabilität verbreiteter Projektmanagement-Tools und den Anforderungen an Datensouveränität. Holger erklärt, dass Jira Data Center – die bisher bevorzugte Self-Hosted-Option für deutsche Unternehmen – voraussichtlich nur noch bis 2029 verfügbar sein wird, danach bleibt nur noch Jira Cloud. Da US-amerikanische Cloud-Anbieter gesetzlich verpflichtet sind, Sicherheitsbehörden Datenzugang zu gewähren, stellt sich für viele Unternehmen die Frage neu: Wie sensibel sind die Daten in Projektmanagement-Software eigentlich? Holger betont, dass dort nicht nur Tickets, sondern auch Produktpläne, Strategien und Wettbewerbsinformationen liegen.

„In Projektmanagement-Software liegen nicht nur Dinge, bei denen man sagt, ist uns egal, wenn da jemand Fremdes reinschaut – sondern es ist etwas, wo man viel über eine Firma erfahren kann."

Haben Sie schon einmal untersucht, welche strategisch sensiblen Informationen in Ihrer Projektmanagement-Software tatsächlich gespeichert sind?

Open-Source-Alternativen: Orientierung in einem unübersichtlichen Markt

Holger Kraus beschreibt seinen Suchprozess nach einer datensouveränen Alternative. Für ihn stand von Anfang an fest, keine kommerziellen Alternativanbieter in Betracht zu ziehen – denn auch ein neues proprietäres Tool könnte eines Tages an ein amerikanisches Unternehmen verkauft werden. Er betrachtete zunächst jüngere Open-Source-Projekte wie Plane und Taiga, die gut für einfache Boards und Backlogs geeignet sind. Schließlich stieß er auf OpenProject: seit 2012 am Markt, im Einsatz bei der Bahn und Siemens. Die Reife und breite Kundenbasis gaben den Ausschlag.

„Wenn ich mich in die Hände des nächsten kommerziellen Anbieters begebe, kann es mir immer noch passieren, dass der in fünf Jahren einem amerikanischen Unternehmen gehört – und dann habe ich dieselben Probleme wieder."

Welche Kriterien legen Sie bei der Wahl einer Open-Source-Alternative fest, um sicherzustellen, dass das Projekt langfristig gepflegt wird?

Szenariobasierte Bewertung: Ehrlichkeit statt Allwissenheit

Holger Kraus schildert seine methodische Herangehensweise beim Verfassen seines Artikels über OpenProject. Da er kein ausgewiesener Projektmanagement-Experte ist, entschied er sich bewusst gegen eine umfassende Produktbewertung – und für eine transparente, szenariobasierte Darstellung: Er führte konkrete Szenarien durch und beschrieb detailliert, was er tat und wo er an Grenzen stieß. Anja Kammer ergänzt, dass selbst der beste Produktvergleich keine Praxiserfahrung mit echten Teams ersetzen kann.

„Ich habe nichts Falsches erzählt, sondern zeige Leuten, wie ich Dinge damit getan habe und ob das für sie brauchbar ist."

Wie gestalten Sie Tool-Evaluierungen in Ihrem Unternehmen und wie schaffen Sie Transparenz über die Grenzen einer solchen Bewertung?

OpenProject im Detail: Features, Community Edition und Lizenzkosten

Holger Kraus geht auf konkrete Erfahrungen mit OpenProject ein. Ein anfänglicher Schmerzpunkt waren die sogenannten Action-Boards, also Boards, die automatisch Statusfelder ändern, wenn Tickets verschoben werden, die zunächst nur in der kostenpflichtigen Edition enthalten waren. Inzwischen wurden sie in die Community Edition aufgenommen, womit dieser Kritikpunkt entfällt. Die Lizenzkosten sind laut Holger in ähnlicher Größenordnung wie bei Jira, aber transparenter: Viele Features, die bei Jira nur über kostenpflichtige Marketplace-Apps verfügbar sind, etwa projektübergreifende Gantt-Diagramme, sind bei OpenProject direkt enthalten.

„Man kann bei OpenProject relativ genau sagen, was man fürs Geld bekommt. Ich weiß, wenn ich diese Features gerne hätte, welche Zusatzkosten auf mich zukommen."

Wie gehen Sie mit der versteckten Komplexität von Erweiterungsökosystemen wie dem Jira Marketplace um, sowohl in Bezug auf Kosten als auch auf Datenschutz?

Hybrides Projektmanagement: Strategisch planen, agil umsetzen

Ein zentrales Konzept, das Holger Kraus durch OpenProject kennengelernt hat, ist das hybride Projektmanagement: die Verbindung einer strategischen Planungsebene mit Arbeitspaketen, Abhängigkeiten und Deadlines mit einer operativen Teamebene mit Sprints und Backlogs. Auf der strategischen Ebene können Projektverantwortliche klassische Gantt-Diagramme nutzen und übergreifende Abhängigkeiten definieren. Die Teams darunter arbeiten weiterhin agil ohne sich um die übergeordnete Sicht kümmern zu müssen. Holger hebt hervor, dass OpenProject diese Trennung direkt in der Oberfläche unterstützt, unter anderem durch die nebeneinander angezeigte Ansicht von Backlog und Sprint.

„Hybrides Projektmanagement wird den unterschiedlichen Sichten, die man auf ein Projekt haben kann, ganz gut gerecht."