INNOQ entwickelt seit 2018 OctoPIM als eine zentrale Verwaltungsstelle für Produktdaten. Die Screenshots in diesem Artikel stammen aus OctoPIM, die erwähnten Features sind vollständig oder teilweise implementiert oder in Planung.
Produktinformationen benötigen für deren effektive Nutzung besondere Aufmerksamkeit und Pflege. Ein effizientes PIM wird für Unternehmen immer mehr zum entscheidenden Erfolgsfaktor, da es essentiell für eine gute Produktdatenpflege ist. Davon profitieren Unternehmer und Endkunden gleichermaßen.
PIM steht für Product Information Management und ist die zentrale Verwaltungsstelle für Produktdaten. Externe und interne Quellen liefern Daten. Das können beispielsweise Herstellerinformationen, Assets wie Fotos oder Videos, Übersetzungen oder manuelle Arbeit sein. Diese werden zentral im PIM gesammelt. Dort können sie effizient bearbeitet, konsolidiert und auf Qualitätsstandards überprüft werden. Effizienz entsteht unter anderem durch die Vermeidung von unnötigen Arbeitsschritten. Das Ausspielen der aufbereiteten Produktdaten erfolgt in Marketing- und Verkaufskanäle: Onlineshops, externe Verkaufsplattformen, Social Media-Auftritte oder Printkatalog. Ein PIM ist also omnichannel-tauglich.
Natürlich unterscheiden sich die Product Information Management-Systeme auf dem Markt voneinander. Features und beabsichtigte Einsatzgebiete sind unterschiedlich ausgerichtet; gemeinsames Ziel ist aber immer die Verwaltung von Produktdaten. Die effiziente Produktdatengestaltung ist der Daseinszweck eines Product Information Managements.
Die Vielseitigkeit von Produktdaten und PIM-Systemen
Wer an Produktdaten denkt, hat zumeist physisch erzeugte Waren wie ein T-Shirt, ein Buch oder einen Akkuschrauber im Kopf.
Produkte im weiteren Sinn können aber auch Dienstleistungen wie ein Webinar oder Lehrgang oder digitale Waren in Form eines eBooks sein. Klassisches Einsatzgebiet für ein PIM ist der digitale Handel. Als Datendrehscheibe für Onlineshops und deren dazugehörige Social-Media-Kanäle liefert ein PIM-System die benötigten konsistenten Datensätze. So sind die Einsatzmöglichkeiten beinahe unbegrenzt. Neben Kleidung oder Elektronik haben auch nicht-physische Produkte und Dienstleistungen Produktinformationen, die verwaltet werden müssen.
Ein klassischer Anwendungsfall für ein PIM
Starten wir zur Veranschaulichung mit einem typischen Einsatzgebiet für ein PIM: einem Onlineshop für Mode. Eine große Anzahl von Produkten und Artikeln muss angelegt, angereichert, strukturiert, geprüft und ausgegeben werden. Dafür stehen je nach Anbieter unterschiedliche Werkzeuge zur Verfügung.
1) Produktverwaltung über Klassifizierung
Viele Product Information Management-Systeme bieten die Möglichkeit einer Verwaltung über Klassifizierungen, Kategoriebäume oder Familien. Eine (Produkt-) Familie ist eine Gruppe von Produkten mit gleichartiger Funktion, die ein ähnliches Marktbedürfnis erfüllen. Eine Familie kann als „Schablone“ für Produkte genutzt werden, denn sie stellt eine Klassifizierung dar, in der Eigenschaften eines Produkts verwaltet werden.
In Familien werden Attribute, also die Eigenschaften von Produkten, definiert und gepflegt. Da es hier schnell zu einer großen Anzahl von Attributen kommen kann, werden sie in Attributgruppen strukturiert. So wird für einheitliche, vergleichbare und qualitativ hochwertige Produktdaten gesorgt.
2) Familienvererbung
Einige wenige PIM-Systeme verfügen dabei über die Möglichkeit zur Vererbung. Bei unserem Beispielunternehmen werden in der Basisfamilie „Bekleidung“ alle Produkte zusammengefasst, was eine erste Struktur gibt. Hier können sämtliche Attribute gepflegt werden, die auf jedes Bekleidungsstück zutreffen, z.B. Hersteller, Größe und Farbe. Anschließend erstellt man eine weitere Basisfamilie, beispielsweise „Hemden“. Diese ist der Familie „Bekleidung“ untergeordnet, d. h. sämtliche in „Bekleidung“ angelegten Attribute werden in „Hemden“ vererbt. In die neue Familie kann man noch zusätzliche Attribute wie Kragenweite und Ärmellänge hinzufügen.
Im letzten Schritt wird die Familie „Business Hemden“ hinzugefügt. Diese ist wiederum den Familien „Bekleidung“ und „Hemden“ untergeordnet und erbt alle bereits hinterlegten Attribute. Zu „Business Hemden“ könnte noch das Attribut „bügelfrei“ hinzugefügt werden. Aus einer „konkreten“ Familie, wie wir sie zum Schluss angelegt haben, können fertige Produkte erstellt werden.
Die Basisfamilien können also wie Schablonen genutzt und immer weiter verfeinert werden. In der letzten Stufe wird eine Familie angelegt, aus der man den fertigen Artikel erstellen kann. Durch die Vererbung der (Familien-)Attribute wird eine konsistente Produktqualität sichergestellt, weil beim Anlegen von Artikeln nicht immer wieder von vorne begonnen werden muss, sondern auf bereits festgelegte Kriterien zurückgegriffen werden kann.
3) Varianten
Der bereits erwähnte Onlineshop für Mode ist ein gutes Beispiel für den Einsatz von Varianten. Ein Basic Hemd gibt es oftmals nicht nur in verschiedenen Größen, sondern auch in unterschiedlichen Farben. Kommen nun noch weitere Möglichkeiten für Kragen, Längen und Ärmellängen hinzu, wird es kompliziert.
Die Problematik lässt sich aus zwei Blickwinkeln betrachten: Für den Händler gäbe es ohne das Feature Varianten nur die Möglichkeit, Produkte mehrfach in ihren verschiedenen Ausführungen anzulegen, um ihre Vielfältigkeit darzustellen. Das bedeutet einen hohen Mehraufwand. Auch für Kund*innen wird das Einkaufserlebnis dadurch unübersichtlich: Anstatt bei einem Produkt alle Varianten auswählen zu können, müssten sie sich durch verschiedene Produkte und Artikel arbeiten, bis sich die bevorzugte Ausführung auftut.
PIM-Systeme bieten verschiedenen Lösungen für Ausdifferenzierungen an. Damit werden Mehrfachanlegungen von Produkten und aufwändige Workarounds vermieden. Je nach eigenen Anforderungen ist eine beliebige Variantenvielfalt nötig, um die realen Produkte abzubilden und die Produktqualität hochzuhalten. Eine genaue Marktanalyse des Angebots mit Abgleich der eigenen Anforderungen an ein PIM sind daher unumgänglich.
4) Kataloge
Kataloge dienen als Strukturierungswerkzeug und zur Klassifizierung von Produkten, die je nach Artikelanzahl im Shop für einen gestrafften Workflow Voraussetzung sind. Denkbar sind beispielsweise eine Gliederung nach Produktart, Eigenschaften oder „Ablaufdatum“. Der Weihnachtspullover wird im Sommer wenig Abnehmer:innen finden und kann daher sinnvollerweise in einem Katalog strukturiert werden, dessen Artikel nur während der Saison im Onlineshop angezeigt werden. Außerdem können Kataloge dafür genutzt werden, kanalspezifisch zu exportieren. So könnte es beispielsweise sein, dass ein Händler verschiedene Shops mit unterschiedlichem Sortiment betreut und dennoch alle Produkte gebündelt im PIM bearbeiten möchte. Auch kanalspezifische Sonderfälle, wie etwa unterschiedlich lange Texte, Bilder oder Bestellnummern lassen sich durch ein PIM gut abbilden. Hier sprechen wir vom „Omni-Channel-Handel“, einer vollständigen Vernetzung aller Verkaufskanäle.
5) Spezialisierungen
Manche Artikel werden trotz nahezu identischer Eigenschaften als getrennte Produkte behandelt. Für ein anschauliches Beispiel starten wir einen kurzen Ausflug in eine andere Branche: Ein Buch und das entsprechende eBook teilen sich fast alle Daten, gehören aber zu unterschiedlichen Produktfamilien und müssten doppelt eingepflegt werden. Wenn sich nur wenige Attribute unterscheiden, ist der Mehraufwand enorm. Oftmals wird daher aus Zeitgründen eine Familie mit Attributen angelegt, die nicht für alle Produkte benötigt werden. So braucht ein Taschenbuch keine Angabe über Downloadgröße. Attribute, welche nicht zum Produkt passen, können zu falschen Eingaben führen.
Über Spezialisierungen besteht die Möglichkeit, passende Attribute für jedes Produkt zu pflegen, ohne eine eigene Familie dafür anzulegen. Dadurch wird der Workflow signifikant gestrafft und Fehler werden vermieden. Nicht jedes Unternehmen benötigt dieses Feature und nicht jedes PIM bietet es an, daher ist auch hier ein Abgleich der Anforderungen und Angebote wichtig.
Weitere Einsatzmöglichkeiten „out of the box“
Neben dem klassischen Anwendungsfall gibt es unzählige weitere Branchen, in denen der Einsatz eines PIM denkbar und sinnvoll wäre. Vier Beispiele:
1.) Immobilien
Familien können für die Immobilienbranche als „Objekttypen“ verstanden werden. Ein Objekttyp könnte ein Haus, ein Grundstück oder eine Gewerbeimmobilie sein. Die Attribute, die darin gesammelt werden, stehen für die Beschreibungen der Immobilien und sammeln alle relevanten Eigenschaften der Objekttypen, wie zum Beispiel Lage und Umgebung, Preisinformationen oder Ausstattungsmerkmale. Die Familienvererbung kann auch hier als sinnvolles Feature für Attribute eingesetzt werden, die sich wiederholen. In der Familie Haus wären das beispielsweise Grundstücksgröße, Immobiliengröße, Lage usw.
Für die Immobilienbranche gilt das gleiche wie für viele andere Branchen im eCommerce: Assets, also Bilder und Beschreibungen, spielen eine große Rolle. Interessierte wollen sich vor einer Besichtigung einen möglichst genauen Eindruck machen. In einem klassischen Onlineshop sind sie sogar die einzige Möglichkeit sich mit dem Produkt vertraut zu machen, bevor die Kaufentscheidung fällt. Auch bei der Beschreibung von Immobilien oder Grundstücken sind Assets essentiell. Interessierte wollen sich vor einer Besichtigung einen möglichst genauen Eindruck machen. Ein PIM punktet genau bei dieser Möglichkeit: Die zentrale Verwaltung von Bildern und Videos.
2.) Lieferanten
Ein Cateringservice als Hersteller und Lieferant von Speisen ist auf den ersten Blick nicht als typischer PIM-Nutzer identifizierbar. Dennoch werden auch hier unter Umständen eine große Anzahl von Produktdaten verwaltet, die aufbereitet und an verschiedene Stellen ausgegeben werden sollen.
Ein Cateringservice könnte Familien als Schablone für bestimmte Arten der Speisen nutzen. So z.B. Suppen, vegetarische Gerichte oder Desserts. Über die Familienattribute lassen sich sowohl Zutatenlisten für den Einkauf, Rezepte, sowie auszuweisende Allergene und Beschreibungen für die Homepage und den Printkatalog pflegen. Denkbar wäre auch Zutaten in Form von Produkten darzustellen. Diese könnten über Produktbeziehungen miteinander verknüpft werden und damit ein fertiges Gericht ergeben. Auch bei Produktbeziehungen handelt es sich nicht um ein Standardfeature. Über die Funktion Varianten lassen sich Abwandlungen der Gerichte (beispielsweise Gemüsesuppe mit oder ohne Zwiebeln) umsetzen. Assets in Form von Fotomaterial, Rezepten oder Zutatenlisten, spielen auch im Catering eine große Rolle und können zentral im PIM gepflegt werden. Denkbare Ausgabestellen für diese Produktinformationen wären neben der Homepage auch Social Media und Printkatalog.
3.) Lehrgänge
Eine Volkshochschule kann für ihr vielfältiges Angebot Familien als Schablone für eine Veranstaltungsart nutzen, beispielsweise Veranstaltungen im VHS-Gebäude, externe Veranstaltungen oder Remote Angebote. Über die Familienattribute lassen sich so nicht nur Teilnehmerlisten und Veranstaltungsbeschreibungen pflegen, sondern auch konkrete Anforderungen, z.B. technische Plattformanforderungen für Teilnehmende, benötigtes Equipment für Präsenzveranstaltungen und Anzahl der Bestuhlung für außerhalb. Dieses Attribut würde ausschließlich in den jeweiligen Familien angelegt werden, da es für die anderen nicht benötigt wird.
Handelt es sich aber nur um einige wenige Attribute, die sich zwischen den Veranstaltungsorten unterscheiden, wäre wiederum der Einsatz der Spezialisierungen angeraten. Zur Erinnerung: Über Spezialisierungen besteht die Möglichkeit, passende Attribute für jedes Produkt zu pflegen, ohne eine eigene Familie dafür anzulegen. Dies ist allerdings nur sinnvoll, wenn es wenige spezifische Attribute gibt und viele, die auf alle Kursangebote zutreffen.
Mit einem Product Information Management-System wird eine effektive und übersichtliche Verwaltung der Bildungsangebote für Kursveranstalter möglich. Die gesammelten Produktdaten lassen sich anschließend gebündelt, aktuell und neutral für den VHS-Printkatalog und die Homepage ausgeben.
4.) Eventmanagement
Eine vielseitige Eventagentur bietet ihre Angebote zu Hochzeiten, Geburtstagen, Trauerfeiern und weiteren Angelegenheiten an. Benötigtes Equipment zur musikalischen Untermalung, Catering, Dekoration und Personal zwischen Geburtstags- und Trauerfeiern unterscheiden sich essentiell und können sinnvoll über verschiedene Familien mit den dazugehörigen Attributen oder aber über im PIM miteinander verknüpfte Produktbeziehungen gepflegt werden. Die aufbereiteten Produktdaten können so beispielsweise als buchbare Eventpakete für Kunden an Flyer, Social Media oder Homepage ausgegeben werden. Diese können Umfang an Dekoration, Entertainment, Beschreibungen und Kosten beinhalten, sowie Beispielfotos oder -videos. Bereits der erste Kontakt der potentiellen Kundschaft mit der Eventagentur bieten umfangreiche und relevante Informationen.
Es wird deutlich, dass ein PIM auf vielfältige Weise nutzbar und keinesfalls nur auf wenige Branchen beschränkt ist. Die Einsatzmöglichkeiten sind, je nach Features und Entwicklungsstand des PIM-Systems, beinahe grenzenlos, so lang die Verwaltung von Daten und Informationen der gemeinsame Nenner ist.
In der Wertschöpfungskette eines Unternehmens ist ein PIM im Bereich Marketing anzusiedeln, genauer in der Produktdatenpflege. Zu den in der Einleitung erwähnten Datenquellen kann natürlich ein ERP gehören, Produktinformationen können aber auch manuell in das PIM eingepflegt werden. Grundsätzlich ist ein PIM in jede IT-Struktur integrierbar, egal ob Cloudinfrastruktur, ein eigenes oder gemietetes Rechenzentrum. Genauso kann es aber für sich allein eingesetzt werden, besonders im Bereich der Verwaltung und Katalogisierung von Sammlungen.
Nicht zu unterschätzen ist die Arbeit für Unternehmer:innen vor der Integration des PIM-Systems: Die eigene Unternehmensstruktur, Arbeitsabläufe und Anforderungen der Produkte sollten genau analysiert werden, um auf dem Markt das richtige Product Information Management-System für die eigenen Anforderungen zu finden. Eine geführte Demo und ein Testzugang, mit dem man die eigenen Wünsche probeweise umsetzen kann, sind dabei Grundvoraussetzung.