Das letzte Jahr (2020) war in vielerlei Hinsicht besonders, für uns bei INNOQ ist es auch mit einem besonderen Event zu Ende gegangen. Am 09. Dezember 2020 fand unsere erste Online-Konferenz statt: der INNOQ Technology Day. In diesem Blog Post möchten wir einen kleinen Rückblick geben und unsere “lessons learned” teilen.
Viele von uns waren auch in 2020 auf den verschiedensten Konferenzen, Meetups und User Groups unterwegs, allerdings fast ausschließlich digital. Dabei fiel uns eine ganze Menge auf: Dinge, die gut funktionierten, aber auch vieles, das einfach nur von Vor-Ort-Konferenzen ins Digitale kopiert wurde. Und dementsprechend oft nicht wirklich gut war. Wir fanden: das Konferenz-Feeling vor Ort wird man nie komplett digital nachbauen können. Aber wir hatten ein paar Ideen, wie man dem Erlebnis vielleicht ein kleines Stückchen näher kommen könnte.
Jetzt machen wir auch mal eine Konferenz
Anfang Oktober wurde aus dieser, immer wieder beiläufig erwähnten Idee, doch mal selbst eine Online-Konferenz zu veranstalten, ernst. Ein kurzes Gespräch mit Stefan (sein Rückblick ist hier auf Englisch nachzulesen), ein Ideenevaluations-Bootcamp im kleinen Kreis eine Woche später und der grobe Plan stand fest – und wurde einige Tage später für machbar befunden – trotz diverser Bedenken, beschränkter Erfahrung und noch beschränkterer zeitlicher Ressourcen.
Ideen haben viele, auch planen (und evaluieren) kann man vieles, der Wille, die Motivation und natürlich die Entscheidung zur Umsetzung sind allerdings maßgeblich. Ab einem gewissen Punkt muss man eben einfach mal machen. Vier Tage später: interne Ankündigung und offizieller Startschuss – denn eins stand fest: der Termin in weniger als zwei Monaten, Anfang Dezember, wo auch das interne Jahresend-Event stattfinden sollte. Statt zur Anreise sollte der bei allen Kolleg:innen seit Jahresbeginn freigehaltene Tag für ein öffentliches Online-Event eingeplant werden. Ein Tag, an dem wir aus dem breiten Repertoire der Talks unserer Consultants schöpfen konnten, um ein Programm für Kunden, Partner und die Community gestalten zu können. Zusätzlich zu den Vorträgen sollte es kleine Probeeinheiten – die Training Bites – zu unserem Schulungsangebot geben, denn auch dieses wurde im Laufe des Jahres komplett um eine Remote-Version ergänzt. Auch ein gewohnt ungezwungener Ausklang und Networking-Möglichkeiten waren uns wichtig. Und so entstand die Blue Hour mit Sessions zu vielleicht etwas unüblicheren, wenn auch nicht komplett “off-topic” Themen.
Unterschiedliche Zeitzonen sind im Arbeitsalltag manchmal eine Herausforderung, wir wollten jedoch den Umstand nutzen, dass der Abend für viele im angloamerikanischen Sprachraum erst den Tagesbeginn bedeutet und hatten entsprechend die abschließenden Sessions auf Englisch eingeplant: ein Wiedersehen mit der INNOQ Technology Night. Bis auf zwei Ausnahmen wurde das Programm von Kolleg:innen gestaltet – für die Session zu Remote Mob Programming konnten wir René Weinert als Product Owner unseres Kunden Breuninger einladen, mit dem Kolleg:innen seit Jahren ausschließlich so arbeiten. Für die Keynote entschieden wir uns für Dylan Beattie.
An dieser Stelle möchten wir Dir gerne ein YouTube Video anzeigen. Um es zu sehen, musst Du dem Laden von Fremdinhalten von youtube.com zustimmen.
Auch hier ist anzumerken, dass ein Online-Event andere Möglichkeiten bietet, Speaker:innen auszuwählen. Unter anderem fällt ja die Anreise für einen einzigen Talk weg.
Auch hier gab es, wie nach fast allen Vorträgen, die Möglichkeit in einem “Fireside Chat” mit den Sprecher:innen direkt in Kontakt zu treten. Im Video-Call oder auch per Chat, der von Session-Hosts moderiert wurde.
iChair als Konferenzhotel
Als Konferenzplattform entschieden wir uns für iChair. Das ermöglichte uns eine übersichtliche Darstellung aller Inhalte in mehreren Tracks. Was uns hier fehlte, war eine optimierte Ansicht für mobile Geräte – auf kleinen Viewports nicht optimal. Als Teilnehmer:in konnte man sich sein Programm vorab zusammenstellen oder einfach spontan in die Sessions einsteigen. Nach Auswahl einer Session öffnete iChair einen (nicht öffentlich gelisteten) Livestream auf YouTube und bettete diesen in einem Modal ein. In diesem Modal gab es auch noch einen Chat.
Im Hintergrund bedienten wir diese Livestreams mit vielen kleinen Teams, die sich aus
- Speaker:in
- Regisseur:in
- Moderator:in
zusammensetzten. Die Regisseur:in in jedem Team bekam im Vorfeld des Technology Days ein fertiges Bühnen-Setup für OBS bereitgestellt. Darin enthalten waren Szenen wie Begrüßung, Speaker:in mit Folien, Störung und Q&A, zwischen denen dann später live gewechselt werden konnte.
Relativ spontan (also während der laufenden Konferenz) stellten wir fest: es wäre doch schön, wenn man im Foyer (Raum Monheim am Rhein) eine Vorschau von allen 4 Tracks sehen könnte. Also wurde im Video-HQ Monheim von unserem Regieleiter Torsten kurzerhand ein OBS-Stream dafür angelegt.
Erkenntnis: mit OBS lassen sich auch sehr spontan komplett neue Kompositionen zusammenstellen und auf einen Livestream schicken. Wenn man bereits einen Pool von Artworks hat, macht es die Sache noch einfacher.
Doch woher kamen die Videoquellen? Einige Tools wie Skype bieten das Abgreifen der Videoströme über den NDI-Standard an. Wegen der hohen Zuverlässigkeit entschieden wir uns hier aber für Zoom. Jedes Team startete für die jeweilige Session einen eigenen Zoom-Call, in dem nur das Team präsent war. Die Regisseur:in schnitt dann zu Beginn mit OBS die Fensterbereiche für Moderator:in und Speaker:in sowie den Screenshare aus und setzte sie in die jeweiligen Szenen ein. Die Rekomposition wurde von der Regisseur:in live zu YouTube gestreamt. Das manuelle Ausschneiden ist nötig, da Zoom kein Abgreifen via NDI anbietet. In den allermeisten Fällen klappte das sehr zuverlässig, selten war es hilfreich, vorher an die Störungsszene gedacht zu haben. Im Ganzen fahren wir mit diesem Setup aber auch schon länger für das Technology Lunch sehr gut. Manchmal wünschen wir uns eine bessere Videoqualität der sichtbaren Personen, das ist aber leider dem Abgreifen bzw. Ausschneiden der Zoom-Szenen geschuldet. Zoom hat auch zu Beginn der Pandemie im Jahr 2020 den Full-HD-Support für Gruppen-Calls deaktiviert und (Stand: 14.01.2021) bisher nicht wieder aktiviert. Wir schauen uns dazu gerade Alternativen an.
Nun hatten wir also das technische Setup vom Technology Lunch vervielfacht. Doch zu einer guten Konferenz gehört unserem Empfinden nach noch viel mehr als das bloße (Live-)Streamen von Vorträgen.
Der Hallway-Track
Wir haben ihn in 2020 definitiv vermisst, und werden das (Stand heute) wohl noch eine Zeit lang tun. Der Hallway-Track: wer kennt ihn nicht? Man streift auf einer Konferenz durch den Gang zwischen den Vortragsräumen, genehmigt sich noch einen (meist miserablen) Kaffee und bleibt bei einer interessanten Gruppe von Menschen stehen, die sich gerade angeregt unterhalten. Man verpasst zwar ungewollt den Vortrag, den man eigentlich als Nächstes anschauen wollte, lernt aber neue Leute aus der Branche kennen und ist um einen Austausch reicher. Das wollten wir auch für den INNOQ Technology Day. Wir hatten dazu schon zuvor für einen internen Event spatial.chat eingesetzt: hier lässt sich der Hallway-Track sehr gut simulieren.
Jede Teilnehmer:in bekommt einen kreisförmigen Avatar und kann diesen per Drag’n’Drop über eine Hintergrundgrafik bewegen. Man sieht, wo andere Avatare stehen, und kann sich dazu stellen. Je nach dem, wie weit man von anderen entfernt ist, wird das Audio lauter oder eben wieder leiser. Das macht spontane Unterhaltungen ungezwungener, als ein koordinierter Video-Anruf oder ein Chat.
Am Kamin
Nach vielen Vorträgen setzten wir noch einen extra Slot für den Austausch mit der Speaker:in an: den Fireside Chat. Echte Kamine gab’s nicht, dafür einen Videoraum, indem man per Video Fragen zum Vortrag stellen konnte.
Fazit
Auch wenn vieles hinter der Bühne nicht immer reibungslos ablief und unzählige Stunden an Arbeit, tausende Slack-Nachrichten, unzählige Tests und vieles mehr im Technology Day stecken - wir hoffen, es hat allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern Spaß gemacht, an einem der berüchtigten INNOQ-Events teilzunehmen - vielleicht habt Ihr etwas Interessantes gelernt, etwas Unbekanntes ausprobiert, die Chance gehabt, alte Bekannte zu treffen und tolle Zufalls-Begegnungen gehabt? Das Feedback, das wir bekommen haben, war durchwegs positiv! Danke, dass Ihr dabei wart!
Dennoch war das für uns nur ein erster Schritt. Gerade dem spontanen Netzwerken steht (noch immer) zu viel Technik im Weg. Es hilft, nicht immer die erstbeste, digitale Übersetzung von analogen Dingen zu wählen und sich Gedanken zu machen, was im digitalen Raum weniger Friktion verursacht. Denn Friktion ist immer noch das Hauptproblem digitaler Veranstaltungen. Wir finden: da geht noch mehr.
Wer sich jetzt denkt, vielleicht etwas verpasst zu haben: fast alle Vorträge gibt es auch auf INNOQ.tv. Denn auch die Teilnehmenden konnten nicht an allen 4 Tracks gleichzeitig teilnehmen. Ihr wollt Euch rechtzeitig an den Technology Day 2021 erinnern lassen? Hier könnt Ihr Euch registrieren.
