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TL;DR
Die Challenge
Eine leistungsfähige, aber modernisierungsbedürftige Desktop-Anwendung soll in eine zeitgemäße Weblösung überführt werden – mit klarem UX-Fokus.
Unser Lösungsansatz
Ein Lean UX Workshop und Prototyping für schnelle, belastbare Ergebnisse.
Das Ergebnis
Ein fein justierter Prototyp als Blaupause für die technische Umsetzung und ein neues Verständnis für UX im Unternehmen.
Die Challenge: Funktional, aber nicht intuitiv
Bei der bestehenden KWIS-Software handelt es sich um eine klassische lokale Desktop-Anwendung, die seit etlichen Jahren entwickelt wird. Die Anwendung gilt zwar als funktional ausgereift und wird kontinuierlich gepflegt und erweitert, sollte jedoch für moderne Arbeitsweisen optimiert werden: Mobiles Arbeiten ist zwar möglich, jedoch nicht mit dem vollen Funktionsumfang. Der Zugang zu wichtigen Funktionen sollte direkter werden und die Benutzerführung klarer.
Für die geplante, neue Weblösung hatte die GEFAK bereits umfangreiche Vorarbeit geleistet: Konzepte, Workflows und Prozesscharts existierten. Auch das Ziel war klar: Die Nutzer:innenerfahrung sollte spürbar verbessert werden. Doch es fehlte ein Weg, um aus den zahlreichen Ideen konkrete, umsetzbare Schritte abzuleiten. Etwas Greifbares, das man ausprobieren, bewerten und weiterentwickeln kann – ohne die Ressourcen zu binden, die frühere, aufwändig programmierte Prototypen verschlungen hätten. Mit genau diesem Anspruch machte sich die GEFAK auf die Suche nach einem Dienstleistungsunternehmen und wurde beim Leistungsangebot von INNOQ fündig.
Die Aufgabenstellung: UX first
Bei Modernisierungsprojekten stehen zunächst fast immer technische Aspekte im Vordergrund: ein Architektur-Redesign, eine neue Codebasis oder Skalierbarkeit. Die User Experience kommt oftmals erst später ins Spiel. Die GEFAK trat jedoch mit einem klaren UX-Problem an INNOQ heran: Die Software sollte ihre Stärken noch besser ausspielen: intuitive Bedienung und zeitgemäße Oberfläche, die alle Nutzergruppen – auch jüngere – überzeugt. Zudem sollte INNOQ als externer Dienstleister nicht nur technologische Skills einbringen, sondern auch die Moderation übernehmen, den Prozess strukturieren und Impulse liefern. Ziel war es, möglichst schnell greifbare Ergebnisse zu haben.
Durch die externe Moderation haben wir es geschafft, fokussiert zu bleiben und endlich Entscheidungen zu treffen, die wir intern oft vertagt haben.
Regine JahnProduct Ownerin bei GEFAK
Unser Vorgehen: Ein Workshop zum Kick-Off
Zum Projektstart schlug INNOQ einen Lean UX Workshop vor. Ein idealer methodischer Einstieg, um die Vielzahl vorhandener Ideen zu strukturieren, Probleme zu priorisieren und erste Lösungsansätze zu entwickeln. Die GEFAK war von Beginn an offen für diesen Ansatz und brachte Vertreter:innen aller relevanten Bereiche ein: Product Owner, Geschäftsführung, Entwicklung und Support. Gemeinsam gelang es, sich schnell auf einen zentralen Anwendungsfall zu einigen: den Filterprozess zur Erstellung von Empfängerlisten. Damit gab es einen klaren, gemeinsamen Fokus, der die Grundlage für die nächsten Schritte bildete.
Ein Lean UX Workshop ist ein strukturierter, methodischer Einstieg in UX-orientierte Projekte. In kurzer Zeit werden vorhandene Ideen, Annahmen und Anforderungen gemeinsam sortiert und priorisiert. Am Workshop beteiligen sich meist Personen aus Produktmanagement, Entwicklung und weiteren relevanten Bereichen.
Ziel ist es, einen gemeinsamen Blick auf einen konkreten Anwendungsfall zu entwickeln. Dabei entstehen erste Hypothesen, die später als Grundlage für Prototyping und Testing dienen können. Themen, die nicht zum aktuellen Schwerpunkt gehören, werden dokumentiert und zunächst bewusst ausgeklammert, um den Fokus zu halten.
Der Workshop schafft ein gemeinsames Verständnis für Zielgruppen, Abläufe und Problemstellungen. In Projekten mit gewachsenen Systemen hilft das Format dabei, vorhandene Strukturen zu ordnen und eine klare Ausgangsbasis für die Weiterentwicklung zu schaffen.
Der Workshop half, das vorhandene Wissen zu ordnen und zu verknüpfen. Das gab den Blick frei auf die logischen nächsten Schritte. Und es wurde einfach, über konkrete Maßnahmen zum Erreichen eines langfristigen Ziels zu entscheiden. Gleichzeitig legte er die Basis für einen iterativen, nutzerzentrierten Gestaltungsprozess bei der GEFAK, ganz im Sinne von User-Centered Design: Nutzungskontext verstehen, Anforderungen präzisieren, Gestaltungslösungen entwickeln und testen.
Die Umsetzung: Prototyping zum Ausprobieren
Mit einem bewusst verkleinerten, fokussierten Team folgte der nächste Schritt: INNOQ erstellte einen klickbaren, interaktiven Prototyp ohne zeitaufwändiges Coding. Diese Herangehensweise war für die GEFAK neu und ein echtes Aha-Erlebnis: Ohne aufwändige und kostspielige Programmierung und Implementierung wurde eine Diskussions- und Testgrundlage geschaffen, die das neue Interaktionskonzept veranschaulichte. Dieser Click-Dummy wurde zunächst mit internen User:innen erprobt. INNOQ begleitete die Testvorbereitung eng, unter anderem durch einen strukturierten Testleitfaden. GEFAK sammelte bereits bei der Beobachtung der ersten Tests wertvolle Erkenntnisse und führte im Anschluss mehrere Durchläufe eigenständig durch. So konnten Stolpersteine identifiziert und die Usability gezielt weiter optimiert werden.
Das Ergebnis: Eine Grundlage für die direkte Umsetzung
Nach Durchführung der Tests stand ein iterativ verfeinerter, validierter Prototyp zur Verfügung. Ein klarer Abschluss für das gemeinsame Projekt und ein verbindliches Ergebnis, das alle offenen Fragen zur Bedienlogik und Informationsstruktur beantwortete.
Für die GEFAK bedeutete das: keine weiteren Abstimmungsschleifen, keine nachträglichen Grundsatzdiskussionen. Das interne Entwicklerteam konnte den Prototyp unmittelbar als Vorlage für die Implementierung nutzen und direkt mit der Programmierung der neuen Web-Anwendung beginnen. Die im Projekt gemeinsam getroffenen UX-Entscheidungen flossen nahtlos in die Entwicklung ein und legten die Basis für einen zielgerichteten Start. Besonders wertvoll: Das Team konnte auf validierten Annahmen aufbauen. Das schuf Sicherheit und half dabei, die richtigen Prioritäten zu setzen. So ließ sich der Projektverlauf nicht nur beschleunigen, sondern auch kostspielige Änderungen in späten Phasen gezielt vermeiden.
Das Projekt hat uns gezeigt, wie viel effizienter es ist, mit Prototypen frühzeitig zu testen. Statt erst zu entwickeln und dann festzustellen, was fehlt, konnten wir im Vorfeld gezielt Schwächen erkennen und beheben.
Regine JahnProduct Ownerin bei GEFAK
